{"id":11426,"date":"2025-04-25T20:48:01","date_gmt":"2025-04-25T20:48:01","guid":{"rendered":"https:\/\/pevaar.com\/?p=11426"},"modified":"2025-05-05T17:54:46","modified_gmt":"2025-05-05T17:54:46","slug":"rrhh-aprobaciones-secuenciales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pevaar.com\/es\/blog\/2025\/04\/25\/rrhh-aprobaciones-secuenciales\/","title":{"rendered":"Transforma la gesti\u00f3n de colaboradores con procesamiento automatizado de datos: tu aliado ideal para aprobaciones secuenciales en RRHH"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text css=\u00bb\u00bb css_params=\u00bb\u00bb]En el \u00e1rea de RRHH, cada minuto cuenta, especialmente cuando se trata de procesos administrativos que, aunque necesarios, suelen ser lentos y manuales. Un ejemplo claro es la solicitud de visto bueno para la salida o traslado de un colaborador, que requiere aprobaciones secuenciales, seguimiento y control. Implementar <\/span><\/span>procesamiento automatizado de datos<\/span> <\/span>permite optimizar este flujo, reducir errores humanos y ahorrar tiempo valioso en tareas repetitivas.<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\u00bfY si pudieras optimizar este proceso con solo unos clics?<\/span><\/p>\n

Convierte tareas manuales en eficiencia digital para aprobaciones secuenciales<\/strong><\/span><\/h2>\n

Gracias a Power Automate<\/b>, es posible transformar esta tarea repetitiva en un flujo automatizado, claro y eficiente. En este art\u00edculo te contamos c\u00f3mo implementar una soluci\u00f3n que conecta Microsoft Forms, OneDrive y Outlook<\/b>, para que las aprobaciones secuenciales se realicen de forma fluida, ahorrando tiempo y garantizando el cumplimiento del proceso.\u00a0<\/span><\/p>\n

👉 \u00bfA\u00fan no conoces Power Automate? Descubre qu\u00e9 es y c\u00f3mo puedes comenzar a usarlo <\/i>aqu\u00ed<\/i><\/a>.<\/i>\u00a0<\/strong><\/span><\/span><\/p>\n

\u00bfQuieres ir un paso m\u00e1s all\u00e1?<\/b><\/span>
\n Si buscas optimizar tus procesos empresariales, te recomendamos explorar m\u00e1s sobre c\u00f3mo la automatizaci\u00f3n de procesos de negocio puede transformar tu organizaci\u00f3n. Puedes encontrar m\u00e1s informaci\u00f3n sobre este tema en Microsoft Power Automate<\/b><\/a>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Aprende paso a paso c\u00f3mo implementar soluciones de automatizaci\u00f3n en el proceso de solicitud de visto bueno o salida para colaboradores con aprobaciones secuenciales.\u00a0\u00a1Sigue leyendo y descubre c\u00f3mo llevar tu gesti\u00f3n de RRHH al siguiente nivel!\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Inicialmente se debe acceder a <\/span><\/span>Power<\/span> Automate<\/span> (PA)<\/span><\/span> desde las aplicaciones de Microsoft 365, en el momento de estar en el entorno de PA se debe hacer clic en \u201c<\/span><\/span>Create<\/span><\/span>\u201d y posteriormente en \u201c<\/span><\/span>Automated<\/span> cloud<\/span> Flow<\/span><\/span>\u201d (Imagen 1).<\/span><\/span>\u00a0<\/span> <\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 1<\/em><\/p>\n

Posteriormente se debe a\u00f1adir un nombre al flujo y seleccionar el desencadenante del flujo, que en este caso ser\u00e1 <\/span><\/span>\u201c<\/span>When<\/span> a new response <\/span>is<\/span> submitted<\/span>\u201d <\/span><\/span>(Imagen 2).<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 2<\/em><\/p>\n

A continuaci\u00f3n, se detallar\u00e1 el flujo y sus conexiones:\u00a0<\/span><\/p>\n

1. El flujo inicia con un desencadenante desde Forms, en esta se seleccion\u00f3 de las opciones que se cargan autom\u00e1ticamente el \u201cForm Id\u201d correspondiente al Paz y salvo administrativo – C\u00f3digo RH-F-008-V02<\/b> de la lista de todos los formularios que el usuario que dise\u00f1\u00f3 el flujo ha creado (Imagen 3).\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 3<\/em><\/p>\n

Para continuar con la construcci\u00f3n del flujo, se debe a\u00f1adir una nueva acci\u00f3n clicando en el icono +, esta acci\u00f3n se debe realizar cada vez que se a\u00f1ade otra acci\u00f3n (Imagen 4). <\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 4<\/em><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda se debe digitar la aplicaci\u00f3n a la que pertenece la nueva acci\u00f3n, para este paso ser\u00e1 <\/span>Forms<\/span>, se debe seleccionar la opci\u00f3n que corresponda (Imagen<\/em> 5).<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 5<\/em><\/p>\n

1.2 La siguiente acci\u00f3n que se a\u00f1ade al flujo es la de Obtener detalles de la respuesta o \u201c<\/span>Get<\/span> response <\/span>details<\/span>\u201d, en esta tambi\u00e9n se debe seleccionar el \u201c<\/span>Form<\/span> Id\u201d correspondiente al <\/span><\/span>Paz y salvo administrativo – C\u00f3digo RH-F-008-V02<\/span><\/span> (Imagen 6) <\/span><\/span>en este paso igualmente aparecer\u00e1n todos los formularios que el usuario ha creado; posteriormente se selecciona \u201cResponse Id\u201d del contenido din\u00e1mico (Imagen 7).\u00a0 Lo anterior permite que se obtengan los detalles de las respuestas a todas las preguntas del formulario<\/span><\/span>.<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 6<\/em><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 7<\/em><\/p>\n

1.3 La tercera acci\u00f3n es \u201cConvert time zone\/Convertir una zona horaria\u201d <\/b>mediante la cual se obtendr\u00e1 la fecha de cu\u00e1ndo se envi\u00f3 el formulario, para as\u00ed usarla y llenar el campo \u201cFecha\u201d del formato Word.\u00a0<\/span><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda de la acci\u00f3n se debe escribir como palabra clave \u201cconvert time zone\u201d y seleccionamos la opci\u00f3n \u201cconvert time zone\u201d (Imagen 8)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 8<\/em><\/p>\n

1.3.1\u00a0 Una vez agregada la acci\u00f3n debemos llenar los campos \u201cBase Time\u201d que hace referencia al tiempo base para hacer la conversi\u00f3n, \u201c<\/span>Source<\/span> Time <\/span>Zone<\/span>\u201d la cual es la zona horaria de origen, \u201c<\/span>Destination<\/span> Time <\/span>Zone<\/span>\u201d es la zona horaria de destino a la cual deseamos convertir el tiempo base, \u201cTime <\/span>Unit<\/span>\u00bb es el formato que se desea para la fecha. (Imagen 9)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 9<\/em><\/p>\n

En Base Time seleccionaremos la fecha de env\u00edo del formulario de forma din\u00e1mica, para encontrar la fecha de env\u00edo debemos darle en \u201cver m\u00e1s\/<\/span>see<\/span> more\u201d al lado de \u201c<\/span>Get<\/span> response <\/span>details<\/span>\/Obtener detalles de la respuesta\u201d (Imagen 10)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 10<\/em><\/p>\n

En <\/span>Source<\/span> Time <\/span>Zone<\/span> dejaremos la opci\u00f3n que aparece por defecto \u201c(UTC) <\/span>Coordinated<\/span> Universal Time\u201d, El <\/span>Destination<\/span> Time <\/span>Zone<\/span> seleccionaremos nuestra zona horaria, en este caso UTC \u201305:00 (Imagen 11) <\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 11<\/em><\/p>\n

En Time <\/span>Unit<\/span> seleccionamos el formato de fecha que m\u00e1s nos interese, en este caso se selecciona \u201cLong date pattern [D]\u201d (Imagen 12)\u00a0<\/span><\/span><\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Imagen 12<\/em><\/p>\n

1.4 La cuarta acci\u00f3n es una \u201cCondition\/Condici\u00f3n\u201d <\/b>se revisa que el motivo de expedici\u00f3n del paz y salvo sea retiro, si la afirmaci\u00f3n anterior es verdadera se llenar\u00e1 el campo motivo: retiro en el formato, si la afirmaci\u00f3n es falsa, se llenar\u00e1 el campo motivo: traslado en el formato.\u00a0<\/span><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda de acciones se escribe como palabra clave \u201ccondition\u201d y seleccionamos la opci\u00f3n \u201ccondition\u201d (Imagen 13)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 13<\/em><\/p>\n

1.4.1\u00a0 En el primer par\u00e1metro de la expresi\u00f3n de la condici\u00f3n se debe seleccionar de forma din\u00e1mica el motivo de expedici\u00f3n <\/span>del paz<\/span> y salvo desde el formulario (Imagen 14)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 14<\/em><\/p>\n

En el segundo par\u00e1metro, el cual compara la expresi\u00f3n, se deja el que viene por defecto \u201c<\/span>is<\/span> equal<\/span> to<\/span>\u201d, el tercer campo colocaremos \u201cRetiro\u201d, tal cual como est\u00e1 en el formulario (<\/span>Imagen <\/span>15)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 15<\/em><\/p>\n

1.5. Antes de continuar se debe tener un formato al cual se le quiera a\u00f1adir contenido din\u00e1micamente, una vez creado el formato como deseamos, los siguientes pasos se deben hacer en Word versi\u00f3n escritorio (<\/span>Imagen <\/span>16)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 16<\/em><\/p>\n

1.5.1. Lo primero que debemos hacer es a\u00f1adir las funciones de desarrollador, para ello y sin cerrar el formato que hemos dise\u00f1ado, vamos a File o Archivo, el cual es la primera pesta\u00f1a (<\/span>Imagen <\/span>17)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 17<\/em><\/p>\n

Una vez dentro de File\/Archivo se da clic en Options u Opciones (<\/span>Imagen <\/span>18)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 18<\/em><\/p>\n

En la ventana que aparece nos dirigimos al apartado Customize Ribbon o Personalizar cinta, buscamos la opci\u00f3n Developer o Desarrollador y la seleccionamos, finalmente damos clic en OK (<\/span>Imagen <\/span>19)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 19<\/em><\/p>\n

1.5.2. Una vez hecho lo anterior podemos a\u00f1adir el texto din\u00e1mico con los comandos de desarrollador, debemos hacer clic en el campo donde vamos a a\u00f1adir el texto, luego damos clic en <\/span>plain<\/span> text<\/span> content<\/span> control o control de contenido de texto sin formato (<\/span>Imagen <\/span>20)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 20<\/em><\/p>\n

Para quitar el texto que sale por defecto podemos pegar un espacio en blanco, se recomienda esta p\u00e1gina<\/a><\/span><\/span><\/span>,<\/span> luego debemos darle un t\u00edtulo al texto, para ello hacemos los siguiente, sin salirnos del texto, damos clic en <\/span>Properties<\/span> o Propiedades, finalmente agregamos un t\u00edtulo descriptivo del campo y damos en OK, el tag se agregar\u00e1 autom\u00e1ticamente una vez no salgamos de las propiedades (<\/span>Imagen <\/span>21)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 21<\/em><\/p>\n

En este caso, repetiremos el proceso del punto 1.5.2 en los campos que est\u00e1n subrayados con rojo, una vez hemos terminado, guardaremos el formato en una carpeta en OneDrive, tambi\u00e9n es posible guardar el archivo en un sitio de SharePoint (<\/span>Imagen <\/span>22)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 22<\/em><\/p>\n

1.6. Volvemos a nuestro flujo en Power Automate, en el lado \u201cTrue\u201d de la condici\u00f3n agregamos la acci\u00f3n \u201cPopulate a Microsoft Word template\u201d <\/b>con esta acci\u00f3n creamos el word din\u00e1mico basado en el formato que hemos creado.\u00a0<\/span><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda de la acci\u00f3n se debe escribir como palabra clave \u201cpopulate a word template\u201d y seleccionamos la opci\u00f3n \u201cPopulate a Microsoft Word template\u201d (Imagen 23)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 23<\/em><\/p>\n

1.6.1. Una vez a\u00f1adida la acci\u00f3n debemos seleccionar el archivo que hemos guardado en OneDrive, en <\/span>Location<\/span> debemos seleccionar \u201cOneDrive <\/span>for<\/span> Business\u201d, en <\/span>Document<\/span> Library seleccionamos \u201cDocumentos\u00bb, en File buscaremos el archivo que creamos y guardamos (<\/span>Imagen <\/span>24)\u00a0<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 24<\/em><\/p>\n

Lo siguiente es seleccionar de los par\u00e1metros avanzados los campos relacionados con el colaborador, el campo retiro y la fecha <\/span><\/span>(<\/span>Imagen <\/span>25)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 25<\/em><\/p>\n

1.6.2. Llenaremos los campos relacionados al colaborador con la informaci\u00f3n correspondiente desde el formulario (<\/span>Imagen <\/span>26)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 26<\/em><\/p>\n

1.6.3. El campo Retiro pondremos una \u201cX\u201d, y el campo Fecha lo seleccionaremos din\u00e1micamente del resultado de la acci\u00f3n convertir una zona horario (<\/span>Imagen <\/span>27)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 27<\/em><\/p>\n

En el lado \u201cFalse\u201d <\/span><\/span>de la <\/span>condici\u00f3n<\/span> <\/span>se debe repetir los pasos 1.6, 1.6.1, 1.6.2 y 1.6.3, en este caso debemos seleccionar el campo traslado en vez del campo retiro<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

1.7. La siguiente acci\u00f3n por agregar es \u201cStart and wait for an approval\/Iniciar y esperar una aprobaci\u00f3n\u201d<\/b> con la cual autorizar\u00e1 la salida o retiro del colaborador por parte del primer responsable por aprobar\u00a0<\/span><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda de la acci\u00f3n se debe escribir como palabra clave \u201capproval\u201d y seleccionamos la opci\u00f3n \u201cStart and wait for an approval\u201d (Imagen 28)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 28<\/em><\/p>\n

En el tipo de aprobaci\u00f3n seleccionamos <\/span>Custom<\/span> Responses \u2013 <\/span>Wait<\/span> for<\/span> one<\/span> responses o Respuestas personalizadas – Esperar por una respuesta (<\/span>Imagen <\/span>29)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 29<\/em><\/p>\n

En response options u opciones de respuesta, en este caso solo pondremos una \u201cpaz y salvo\u00bb, en el titulo escribiremos algo alusivo a la aprobaci\u00f3n junto al nombre del colaborador que lo solicita, el nombre es agregado din\u00e1micamente desde el formulario, en Assigned To o Asignado A colocaremos el correo del primer responsable por aprobar (<\/span>Imagen <\/span>30).<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 30<\/em><\/p>\n

En los detalles de la aprobaci\u00f3n ir\u00e1 informaci\u00f3n relacionada con el colaborador y el motivo por el cual se expide <\/span>el paz<\/span> y salvo (<\/span>Imagen <\/span>31)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 31<\/em><\/p>\n

En los par\u00e1metros avanzados de la aprobaci\u00f3n le damos clic en \u201c<\/span>show<\/span> all<\/span>\u201d o ver todos, para llenar los campos del solicitante y adjuntos (<\/span>Imagen <\/span>32)<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/span><\/span><\/p>\n

Imagen 32<\/em><\/p>\n

En \u201c<\/span>Requestor<\/span>\u201d o solicitante damos clic en Switch <\/span>to<\/span> Advanced<\/span> mode<\/span> y luego din\u00e1micamente agregaremos el correo que env\u00edo el formulario (<\/span>Imagen <\/span>33)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Imagen 33<\/em><\/p>\n

En el campo de adjuntos agregamos un nuevo <\/span>item<\/span>, le daremos un nombre descriptivo y que finalice con la extensi\u00f3n .docx, en el contenido del adjunto seleccionaremos la salida de la acci\u00f3n anterior \u201c<\/span>Populate<\/span> a Microsoft Word <\/span>template<\/span>\u201d (<\/span>Imagen <\/span>34)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 34<\/em><\/p>\n

En <\/span>el<\/span> lado<\/span> \u201cFalse\u201d de la <\/span>condici\u00f3n<\/span> se <\/span>debe<\/span> repetir<\/span> el<\/span> paso 1.7 <\/span>despu\u00e9s<\/span> de <\/span>haber<\/span> agregado<\/span> la <\/span>acci\u00f3n<\/span> \u201c<\/span>populate<\/span> a <\/span>word<\/span> template<\/span>\u201d anterior<\/span>.<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

1.8. Con la acci\u00f3n previa el primer responsable por aprobar habr\u00e1 dado su visto bueno para el paz y salvo del colaborador, lo siguiente a realizar es llenar los campos nombre, visto bueno y observaciones de dicho responsable en el formato.\u00a0<\/span><\/p>\n

Copiaremos la acci\u00f3n \u201cpopulate a word template\u201d con nombre \u201cword retiro\u201d que hemos creado anteriormente y la pegamos despu\u00e9s de la aprobaci\u00f3n del primer responsable (Imagen 35-1) (Imagen 35-2) <\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 35-1\"\"<\/em><\/p>\n

Imagen 35-2<\/em><\/p>\n

Una vez copiada le cambiaremos el nombre para identificar esta acci\u00f3n de otras, en par\u00e1metros avanzados agregaremos los campos nombre, visto bueno y observaciones del primer responsable por aprobar (<\/span>Imagen <\/span>36)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 36<\/em><\/p>\n

El nombre del responsable lo agregaremos de forma din\u00e1mica desde el formulario (<\/span>Imagen <\/span>37)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 37<\/em><\/p>\n

1.8.1. Para llenar el campo del visto bueno damos clic en la opci\u00f3n Fx y a\u00f1adimos la siguiente expresi\u00f3n: body(‘aprobaciones_jefe_inmediato’)[‘responses’][0][‘approverResponse’]\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

El nombre que est\u00e1 dentro de las comillas y par\u00e9ntesis del body(‘ ‘) debe coincidir con el nombre de la acci\u00f3n de aprobaci\u00f3n anterior. Despu\u00e9s de escribir la acci\u00f3n presionamos agregar, esta funci\u00f3n sirve para obtener la respuesta del aprobador, en este caso \u201cPaz y salvo\u201d (Imagen 38)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 38<\/em><\/p>\n

1.8.2. En el campo observaciones, de igual forma hacemos clic en Fx para poner la siguiente expresi\u00f3n: coalesce(body(‘aprobaciones_jefe_inmediato’)[‘responses’][0]?[‘comments’], ‘Sin observaciones’)\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Despu\u00e9s de ingresar la acci\u00f3n le damos en agregar, esta funci\u00f3n nos sirve para obtener los comentarios del aprobador, si no hubo comentarios se pondr\u00e1 como texto por defecto \u201cSin observaciones\u201d, de igual forma el nombre que est\u00e1 dentro de las comillas y par\u00e9ntesis del body(‘ ‘) debe coincidir con el nombre de la acci\u00f3n de aprobaci\u00f3n anterior (Imagen 39)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 39<\/em><\/p>\n

En el lado \u201cFalse\u201d de la condici\u00f3n se debe repetir el paso 1.8, 1.8.1 y 1.8.2 despu\u00e9s de haber agregado la acci\u00f3n \u201c<\/span>start<\/span> and <\/span>wait<\/span> for<\/span> approval<\/span>\u201d anterior<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

1.9. \u00a0Lo siguiente es agregar una acci\u00f3n de aprobaci\u00f3n para el segundo responsable por dar el visto bueno para <\/span>el paz<\/span> y salvo del colaborador, copiaremos la acci\u00f3n de aprobaci\u00f3n del primer responsable y la pegaremos despu\u00e9s de la acci\u00f3n \u201c<\/span>populate<\/span> a <\/span>word<\/span> template<\/span>\u201d anterior con nombre \u201cWord retiro firma jefe inmediato\u201d (<\/span>Imagen <\/span>40-1) (Imagen 40-2)<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 40-1<\/em><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 40-2<\/em><\/p>\n

Le cambiaremos el nombre a la acci\u00f3n copiada, en <\/span>Assigned<\/span> To<\/span> o Asignado A colocaremos de forma din\u00e1mica el correo del segundo responsable por aprobar <\/span>el paz<\/span> y salvo (<\/span>Imagen <\/span>41), los detalles lo dejaremos tal cual como <\/span>est\u00e1n<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 41<\/em><\/p>\n

1.9.1. No le haremos cambios al campo <\/span>requestor<\/span> o solicitante porque ya trae agregado el correo de la persona que env\u00edo el formulario, y en el campo adjuntos haremos lo siguiente:\u00a0<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

Paso 1: seleccionar todo lo est\u00e9 dentro del campo attachments o adjuntos. (Imagen 42-1)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/span><\/p>\n

Imagen 42-1<\/em><\/span><\/p>\n

Paso 2: borrar lo seleccionado y dar clic en la opci\u00f3n se\u00f1alada.\u00a0 (Imagen 42-2)<\/span><\/p>\n

\"\"Imagen 42-2<\/em><\/span><\/p>\n

Paso 3: a\u00f1adimos un nuevo elemento. (Imagen 42-3)<\/span><\/p>\n

\"\"Imagen 42-3 <\/em><\/span><\/p>\n

Paso 4: le damos un nombre que finalice con la extensi\u00f3n .docx, en el contenido del adjunto elegimos la salida de la acci\u00f3n \u201cpopulate a word template\u201d anterior con nombre \u201cword retiro firma jefe inmediato\u201d. (Imagen 42-4)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 42-4<\/em><\/p>\n

En el lado \u201cFalse\u201d de la condici\u00f3n se debe repetir el paso 1.9 y 1.9.1 despu\u00e9s de haber agregado la acci\u00f3n \u201c<\/span>populate<\/span> a <\/span>word<\/span> template<\/span>\u201d anterior.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

1.10. Con la acci\u00f3n previa el segundo responsable por aprobar habr\u00e1 dado su visto bueno para <\/span>el paz<\/span> y salvo del colaborador, lo siguiente a realizar es llenar los campos nombre, visto bueno y observaciones de dicho responsable en el formato.<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

Copiaremos la acci\u00f3n \u201c<\/span>populate<\/span> a <\/span>word<\/span> template<\/span>\u201d con nombre \u201c<\/span>word<\/span> retiro firma jefe inmediato\u201d que hemos creado anteriormente y la pegamos despu\u00e9s de la aprobaci\u00f3n del segundo responsable (I<\/span>magen<\/span> 43-1) (Imagen 43-2)<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 43-1<\/em><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 43-2<\/em><\/p>\n

Despu\u00e9s de haberla copiado le cambiaremos el nombre para identificar esta acci\u00f3n de otras, en par\u00e1metros avanzados agregaremos los campos nombre, visto bueno y observaciones del segundo responsable por aprobar (<\/span>Imagen <\/span>44)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 44<\/em><\/p>\n

El nombre del responsable lo agregaremos de forma din\u00e1mica desde el formulario (<\/span>Imagen <\/span>45)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 45<\/em><\/p>\n

1.10.1. Para llenar el campo del visto bueno damos clic en la opci\u00f3n Fx y a\u00f1adimos la siguiente expresi\u00f3n: body(‘aprobacion_jefe_compras’)[‘responses’][0][‘approverResponse’]\u00a0<\/span><\/p>\n

El nombre que est\u00e1 dentro de las comillas y par\u00e9ntesis del body(‘ ‘) debe coincidir con el nombre de la acci\u00f3n de aprobaci\u00f3n anterior. Despu\u00e9s de escribir la acci\u00f3n presionamos agregar, esta funci\u00f3n sirve para obtener la respuesta del aprobador, en este caso \u201cPaz y salvo\u201d (Imagen 46)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 46<\/em><\/p>\n

1.10.2.En el campo observaciones, de igual forma hacemos clic en Fx para poner la siguiente expresi\u00f3n: coalesce(body(‘aprobaciones_jefe_inmediato’)[‘responses’][0]?[‘comments’], ‘Sin observaciones’)\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Despu\u00e9s de ingresar la acci\u00f3n le damos en agregar, esta funci\u00f3n nos sirve para obtener los comentarios del aprobador, si no hubo comentarios se pondr\u00e1 como texto por defecto \u201cSin observaciones\u201d, de igual forma el nombre que est\u00e1 dentro de las comillas y par\u00e9ntesis del body(‘ ‘) debe coincidir con el nombre de la acci\u00f3n de aprobaci\u00f3n anterior (Imagen 47)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 47<\/em><\/p>\n

En el lado \u201cFalse\u201d de la condici\u00f3n se debe repetir el paso 1.10, 1.10.1 y 1.10.2 despu\u00e9s de haber agregado la acci\u00f3n \u201c<\/span>start<\/span> and <\/span>wait<\/span> for<\/span> approval<\/span>\u201d anterior<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

1.11. Hasta el momento el archivo que hemos modificado no est\u00e1 guardado como si lo hubi\u00e9ramos creado manualmente, lo que debemos hacer es crear un archivo con ese contenido, para ello utilizaremos la acci\u00f3n \u201cCreate file\/Crear archivo\u201d<\/b> de OneDrive for Business.<\/span><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda de la acci\u00f3n se debe escribir como palabra clave \u201c<\/span>create<\/span> file\u201d y seleccionamos la opci\u00f3n \u201c<\/span>Create<\/span> file\u201d (<\/span>Imagen <\/span>48)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/span><\/p>\n

Imagen 48<\/em><\/span><\/p>\n

1.12. Le cambiamos el nombre a la acci\u00f3n, en el \u201cFolder <\/span>Path<\/span>\u201d o ruta de la carpeta buscaremos en donde queremos guardar el archivo, en \u201cFile <\/span>name<\/span>\u201d o nombre del archivo, en este caso le pondremos un nombre descriptivo con informaci\u00f3n del colaborador y la fecha y con extensi\u00f3n .docx, en \u201cFile <\/span>content<\/span>\u201d o contenido del archivo seleccionaremos la salida de la acci\u00f3n <\/span>populate<\/span> a <\/span>word<\/span> template<\/span> anterior (<\/span>Imagen <\/span>49)\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 49<\/em><\/span><\/p>\n

En el lado \u201cFalse\u201d de la condici\u00f3n se debe repetir los pasos 1.12, despu\u00e9s de haber agregado la acci\u00f3n \u201c<\/span>populate<\/span> a <\/span>word<\/span> template<\/span>\u201d anterior<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

1.13. Lo siguiente es convertir el archivo word creado a PDF, para ello utilizaremos la acci\u00f3n \u201cConvert file\/Convertir archivo\u201d<\/b> de OneDrive for Business\u00a0<\/span><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda de la acci\u00f3n se debe escribir como palabra clave \u201cconvert file\u201d y seleccionamos la opci\u00f3n \u201cConvert file\u201d (Imagen 50)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 50<\/em><\/span><\/p>\n

Le cambiaremos el nombre a la acci\u00f3n, en \u201cFile\u201d o archivo seleccionaremos el id de forma din\u00e1mica del archivo que hemos creado con la acci\u00f3n anterior, en el \u201cTarget <\/span>type<\/span>\u201d dejaremos PDF (<\/span>Imagen <\/span>51)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 51<\/em><\/span><\/p>\n

En el lado \u201cFalse\u201d de la condici\u00f3n se debe repetir los pasos 1.13, despu\u00e9s de haber agregado la acci\u00f3n anterior \u201c<\/span>Create<\/span> file\u201d anterior.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

1.14. Tambi\u00e9n se desea guardar el archivo en formato PDF, lo que debemos hacer es crear un archivo con ese contenido, para ello utilizaremos la acci\u00f3n \u201cCreate file\/Crear archivo\u201d<\/b> de OneDrive for Business.\u00a0<\/span><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda de la acci\u00f3n se debe escribir como palabra clave \u201ccreate file\u201d y seleccionamos la opci\u00f3n \u201cCreate file\u201d (Imagen 52)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 52<\/em><\/span><\/p>\n

Le cambiamos el nombre a la acci\u00f3n, en el \u201cFolder <\/span>Path<\/span>\u201d o ruta de la carpeta buscaremos en donde queremos guardar el archivo, en \u201cFile <\/span>name<\/span>\u201d o nombre del archivo, en este caso le escribiremos un nombre descriptivo con informaci\u00f3n del colaborador y la fecha y con <\/span>extension<\/span> .<\/span>pdf<\/span>, en \u201cFile <\/span>content<\/span>\u201d o contenido del archivo pondremos la salida de la acci\u00f3n <\/span>convert<\/span> file anterior (<\/span>Imagen <\/span>53)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 53<\/em><\/span><\/p>\n

En el lado \u201cFalse\u201d de la condici\u00f3n se debe repetir los pasos 1.14, despu\u00e9s de haber agregado la acci\u00f3n anterior \u201c<\/span>Convert<\/span> file\u201d anterior.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

1.15. La \u00faltima acci\u00f3n es enviar un correo al colaborador notificando la aprobaci\u00f3n de su paz y salvo, para ello usaremos la acci\u00f3n \u201cSend an email\/Enviar un correo\u201d del grupo de conector de Office 365 outlook\u00a0<\/span><\/p>\n

En la barra de b\u00fasqueda de la acci\u00f3n se debe escribir como palabra clave \u201csend email\u201d y seleccionamos la opci\u00f3n \u201cSend email\u201d (Imagen 54)\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 54<\/em><\/span><\/p>\n

A la persona que se le enviar\u00e1 el correo es la misma que env\u00edo el formulario, para ello seleccionamos de forma din\u00e1mica desde <\/span>Forms<\/span> el correo, los campos <\/span>subject<\/span>\/asunto, <\/span>body<\/span>\/cuerpo los llenaremos con informaci\u00f3n relacionada al proceso y al colaborador, y agregaremos el par\u00e1metro din\u00e1mico <\/span>Attachments<\/span> o Adjuntos (<\/span>Imagen <\/span>55)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 55<\/em><\/span><\/p>\n

Agregaremos un nuevo <\/span>item<\/span> en el par\u00e1metro adjunto, luego en el nombre del adjunto pondremos de forma din\u00e1mica el nombre del archivo convertido a PDF anteriormente, de igual forma con el contenido (<\/span>Imagen <\/span>56-1) (Imagen 56-2)<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 56-1<\/em><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Imagen 56-2<\/em><\/span><\/p>\n

En el lado \u201cFalse\u201d de la condici\u00f3n se debe repetir los pasos 1.15, despu\u00e9s de haber agregado la acci\u00f3n anterior \u201c<\/span>Create<\/span> file\u201d anterior<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

Este es el fin del flujo.<\/span><\/span><\/p>\n

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[vc_row][vc_column][vc_column_text css=\u00bb\u00bb css_params=\u00bb\u00bb]En el \u00e1rea de RRHH, cada minuto cuenta, especialmente cuando se trata de procesos administrativos que, aunque necesarios, suelen ser lentos y manuales. Un ejemplo claro es la solicitud de visto bueno para la salida o traslado de un colaborador, que requiere aprobaciones secuenciales, seguimiento y control. Implementar procesamiento automatizado de datos permite […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":11431,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[173],"tags":[226,224,223,225],"class_list":["post-11426","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-power-automate","tag-aprobaciones-secuenciales","tag-automatizacion","tag-eficiencia-de-datos","tag-rrhh"],"featured_image_src":{"landsacpe":["\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Blog_F16_Esp-1140x445.webp",1140,445,true],"list":["\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Blog_F16_Esp-463x348.webp",463,348,true],"medium":["\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Blog_F16_Esp-300x200.webp",300,200,true],"full":["\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Blog_F16_Esp-scaled.webp",2560,1707,false]},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/11426","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=11426"}],"version-history":[{"count":18,"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/11426\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":11973,"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/11426\/revisions\/11973"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/11431"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=11426"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=11426"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/pevaar.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=11426"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}