{"id":12087,"date":"2025-05-15T15:05:14","date_gmt":"2025-05-15T15:05:14","guid":{"rendered":"https:\/\/pevaar.com\/?p=12087"},"modified":"2025-06-03T13:59:30","modified_gmt":"2025-06-03T13:59:30","slug":"solicitud-de-permiso-user-externos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pevaar.com\/es\/blog\/2025\/05\/15\/solicitud-de-permiso-user-externos\/","title":{"rendered":"Solicitud de Permiso para Usuarios Externos: C\u00f3mo Automatizar el Proceso"},"content":{"rendered":"
[vc_row][vc_column][vc_column_text css=\u00bb\u00bb]En muchas organizaciones, la solicitud de permiso sigue siendo un proceso manual, lento y propenso a errores, especialmente cuando involucra a usuarios externos. Para resolver esta situaci\u00f3n, dise\u00f1amos un flujo de trabajo automatizado con Power Automate<\/a> que conecta correo electr\u00f3nico, Excel y calendario, facilitando la solicitud y aprobaci\u00f3n de permisos sin complicaciones. \u00a0<\/span>\r\n\r\nEn este art\u00edculo, te mostraremos c\u00f3mo funciona esta soluci\u00f3n, qu\u00e9 herramientas utiliza y c\u00f3mo puede ayudar a tu equipo de Recursos Humanos a optimizar la gesti\u00f3n de permisos laborales. Si buscas agilizar tu proceso de solicitud de permiso y reducir la carga administrativa, esta gu\u00eda es para ti.\u00a0<\/span>\r\n

\u00a0<\/span><\/h2>\r\n

Optimiza la Solicitud de Permiso: As\u00ed Funciona Nuestro Flujo Automatizado<\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\r\nAprende c\u00f3mo puedes poner en marcha este flujo de trabajo para gestionar de forma autom\u00e1tica las solicitudes de permiso de usuarios externos. \u00a1Sigue leyendo!\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/span>\r\n\r\nInicialmente se debe acceder a Power Automate, hacer clic en \u201cCreate\u201d y posteriormente en \u201cAutomated cloud Flow\u201d(Imagen 1).\u00a0<\/span>\r\n\r\n \r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 1\r\n\r\nSe debe a\u00f1adir un nombre al flujo y seleccionar el desencadenante del flujo, que en este caso ser\u00e1 \u201c<\/span>When<\/span> a new response <\/span>is<\/span> submitted<\/span>\u201d(Imagen 2).<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 2<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/span>\r\n\r\nA continuaci\u00f3n, se detallar\u00e1 el flujo y sus conexiones:<\/span><\/span>\u00a0<\/span> <\/span>\r\n\r\n1.1. El flujo inicia con un desencadenante desde <\/span>Forms<\/span>, se debe seleccionar de las opciones que se cargan autom\u00e1ticamente el \u201c<\/span>Form<\/span> Id\u201d correspondiente al <\/span><\/span>formulario de Solicitud de Permisos<\/span><\/span> de la lista de todos los formularios que el usuario que dise\u00f1\u00f3 el flujo ha creado (Imagen 3).\u00a0<\/span><\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 3<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/span>\r\n\r\n1.1.1. Para continuar con la construcci\u00f3n del flujo, se debe a\u00f1adir una nueva acci\u00f3n haciendo <\/span>clic<\/span>\u00a0en el icono + esta acci\u00f3n se debe realizar cada vez que se va a a\u00f1adir una nueva acci\u00f3n (Imagen 4).<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 4<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/span>\r\n\r\n1.1.2. In the search bar, type the application that the new action belongs to. For this step, it will be Forms<\/b>. Select the corresponding option (see Image 5).\u00a0<\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 5<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/span>\r\n\r\n1.2. La siguiente acci\u00f3n que se a\u00f1ade al flujo es la de Obtener detalles de la respuesta o <\/span><\/span>\u201c<\/span>Get<\/span> response <\/span>details<\/span>\u201d<\/span><\/span>, en esta tambi\u00e9n se seleccion\u00f3 el \u201c<\/span>Form<\/span> Id\u201d correspondiente al <\/span><\/span>formulario de<\/span><\/span> Solicitud de<\/span><\/span> Permisos<\/span><\/span> (es este paso tambi\u00e9n aparecer\u00e1n todos los formularios que el usuario ha creado); posteriormente se selecciona el \u201cResponse Id\u201d del contenido din\u00e1mico.\u00a0 Lo anterior permite que se obtengan los detalles de las respuestas a todas las peguntas del formulario (imagen 6).\u00a0<\/span><\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 6<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n1.3. La tercera (imagen 7) y <\/span>cuarta\u00a0 (<\/span>imagen 8) acci\u00f3n ser\u00e1n <\/span><\/span>\u201cInicializar una <\/span>variable <\/span><\/span>.<\/span>\u00a0 que van a funcionar <\/span><\/span>para almacenar la hora de inicio y la hora de finalizaci\u00f3n del permiso. Estas variables son de tipo <\/span>String<\/span> ya que nos permite el procesamiento de texto.<\/span><\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen<\/span> 7<\/span><\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 8<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/span>\r\n\r\n1.4. El flujo contin\u00faa con otro <\/span><\/span>compose<\/span>\u00a0<\/span><\/span> que llamamos <\/span><\/span>\u201c<\/span>PermisosId<\/span>\u201d<\/span><\/span> que genera un id \u00fanico para cada solicitud, esta informaci\u00f3n se va a a\u00f1adir a una tabla de <\/span>excel<\/span> y sirve para poder filtrar la informaci\u00f3n y que no se presenten errores en el momento de ejecutar acciones posteriores.<\/span><\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\nEn la barra de b\u00fasqueda de la acci\u00f3n se debe escribir como palabra clave \u201c<\/span>Compose<\/span>\u201d o \u201credactar\u201d y seleccionar la opci\u00f3n que corresponde Para completar los inputs, se debe hacer <\/span>clic<\/span>\u00a0en <\/span>fx<\/span> y agregar la expresi\u00f3n <\/span><\/span>\u201c<\/span>guid<\/span>(<\/span>)\u201d<\/span><\/span>(<\/span>Imagen 9).<\/span><\/span> <\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 9<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/span>\r\n\r\n1.5. Posteriormente el flujo conecta con Microsoft Excel con \u201c<\/span><\/span>Add<\/span> a <\/span>row<\/span> into<\/span><\/strong> a table<\/strong>\u201d o a\u00f1adir una fila a una tabla<\/span><\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n1.5.1. Se debe crear un documento en Excel en formato de tabla para poder a\u00f1adir la informaci\u00f3n al mismo. Este debe contener los campos que se van a extraer del formulario como Nombre, Nombre del jefe inmediato, correo del jefe inmediato, tipo de permiso, fecha de inicio del permiso, fecha fin del permiso, hora de inicio, hora de finalizaci\u00f3n y observaciones (imagen 10).<\/span><\/span>\u00a0<\/span> <\/span>\r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 10<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/span>\r\n\r\nDespu\u00e9s de seleccionar la acci\u00f3n \u201cAdd a row into a table\u201d se debe configurar: seleccionar la ubicaci\u00f3n del archivo de Excel previamente creado; la biblioteca de documentos en que se encuentra; el archivo y la tabla.\u00a0\u00a0<\/span>\r\n\r\nTambi\u00e9n se debe completar los par\u00e1metros con la informaci\u00f3n del contenido din\u00e1mico que arroja Power Automate, que son datos que se extraen del formulario.\u00a0 La \u00fanica opci\u00f3n que no tendr\u00e1 contenido din\u00e1mico ser\u00e1 Estatus<\/i><\/b>, el cu\u00e1l inicialmente estar\u00e1 como pendiente<\/i> y que al finalizar el flujo se debe actualizar autom\u00e1ticamente con el resultado de la aprobaci\u00f3n. Adicionalmente el campo de Id<\/i><\/b> se completar\u00e1 con el contenido din\u00e1mico que arroja la acci\u00f3n \u201cPermisosId\u201d (Imagen 11).\u00a0<\/span>\r\n\r\n \r\n\r\n\"\"\r\n\r\nImagen 11<\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\n1.6. El siguiente paso conecta el flujo con el correo con opciones, para esto se debe poner en el buscador <\/span><\/span>\u201c<\/span>Send<\/span> email <\/span>withh<\/span> options<\/span>\u201d<\/span><\/span>\u00a0<\/span>\r\n\r\nPara configurar esta acci\u00f3n se debe seleccionar par\u00e1metros avanzados (imagen 12):\u00a0<\/span>\r\n