{"id":7608,"date":"2024-09-11T20:54:52","date_gmt":"2024-09-11T20:54:52","guid":{"rendered":"https:\/\/pevaar.com\/?p=7608"},"modified":"2025-05-05T21:12:43","modified_gmt":"2025-05-05T21:12:43","slug":"gestion-permisos-con-power-automate","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pevaar.com\/es\/blog\/2024\/09\/11\/gestion-permisos-con-power-automate\/","title":{"rendered":"Domina Power Automate: Automatiza la Gesti\u00f3n de Permisos y Aumenta tu Productividad"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text css=\u00bb\u00bb text_typography=\u00bb{\u00abfamily\u00ab:\u00abNunito\u00ab,\u00abvariant\u00ab:\u00abDefault\u00ab,\u00abfont_size\u00ab:\u00ab\u00ab,\u00abline_height\u00ab:\u00ab\u00ab,\u00abletter_spacing\u00ab:\u00ab\u00ab,\u00abtext_transform\u00ab:\u00ab\u00ab}\u00bb css_params=\u00bb\u00bb]Probablemente en alg\u00fan momento escuchaste hablar sobre la automatizaci\u00f3n de flujos de trabajo, pero quiz\u00e1s no tengas mucha informaci\u00f3n al respecto. Lo s\u00e9, suena como algo que solo los profesionales o aquellos que saben de c\u00f3digo y programaci\u00f3n pueden hacer. Pero, \u00bfy si te dijera que implementar un flujo es mucho m\u00e1s sencillo de lo que parece? \u00bfMe creer\u00edas? As\u00ed es, como lo le\u00edste: es sencillo, y en este blog aprender\u00e1s c\u00f3mo hacerlo con Power Automate.\u00a0<\/span><\/p>\n

Muchas veces realizamos tareas con varias aplicaciones a la vez, y estas tareas pueden llegar a ser repetitivas y abrumadoras. Con el tiempo, pueden volverse tantas que te sientas estancado y agobiado. Adem\u00e1s, suelen requerir mucho tiempo, tiempo que podr\u00edas aprovechar en otras actividades para aumentar tu productividad. A continuaci\u00f3n, te mostrar\u00e9 un ejemplo de un flujo de automatizaci\u00f3n y te ense\u00f1ar\u00e9 c\u00f3mo crearlo y aplicarlo. En este caso, el flujo ser\u00e1 para la \u00absolicitud y aprobaci\u00f3n de permisos\u00bb<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Te voy a contar c\u00f3mo logr\u00e9 pasar de horas revisando correos con diferentes solicitudes de empleados, lidiando con encuentros inc\u00f3modos con l\u00edderes al preguntar por la aprobaci\u00f3n de permisos, a gestionar esos permisos en minutos. Todo esto evitando los retrasos en las respuestas y los estrictos c\u00e1lculos para cuadrar tiempos en los calendarios y evitar cruces de horarios.\u00a0<\/span><\/p>\n

Si trabajas en una empresa y has enfrentado estos problemas, este art\u00edculo es para ti. Aqu\u00ed te mostrar\u00e9 un paso a paso sobre c\u00f3mo automatizar y gestionar las solicitudes de permisos de los empleados de una forma r\u00e1pida y sencilla, tanto para ti como para ellos.\u00a0<\/span><\/p>\n

Para ello, utilizaremos Microsoft Power Automate<\/b>. S\u00e9 que suena un poco complicado, pero tranquilo, no lo es. Te explicaremos en 8 simples pasos c\u00f3mo funciona, para que puedas entenderlo e implementarlo f\u00e1cilmente.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00bfNo est\u00e1s familiarizado con Power Automate? \u00a1Est\u00e1s a punto de descubrir una herramienta que puede transformar la forma en que trabajas!. En el siguiente enlace, encontrar\u00e1s una descripci\u00f3n completa de sus funciones y c\u00f3mo puedes ponerlo en pr\u00e1ctica para automatizar procesos, ahorrar tiempo y simplificar tareas repetitivas\u00a0 de la empresa :\u00a0<\/span>Descubre Power Automate<\/a>\u00a0<\/span><\/strong><\/span><\/p>\n

Gu\u00eda<\/span> de <\/span>flujo<\/span>: <\/span>Automatizaci\u00f3n<\/span> de <\/span>solicitud<\/span> de <\/span>permisos<\/span> con Power Automate<\/span><\/span><\/strong><\/h2>\n

Automatizar<\/span> la <\/span>solicitud<\/span> de <\/span>permisos<\/span> en<\/span> una<\/span> empresa<\/span> puede<\/span> simplificar<\/span> enormemente<\/span> la <\/span>gesti\u00f3n<\/span> de <\/span>recursos<\/span> humanos<\/span>, <\/span>ahorrando<\/span> tiempo<\/span> y <\/span>reduciendo<\/span> errores<\/span>. A <\/span>trav\u00e9s<\/span> de un <\/span>flujo<\/span> de <\/span>automatizaci\u00f3n<\/span>, <\/span>los<\/span> empleados<\/span> pueden<\/span> enviar<\/span> solicitudes de <\/span>permisos<\/span> de <\/span>manera<\/span> estructurada<\/span>, <\/span>mientras<\/span> que <\/span>los<\/span> responsables<\/span> de <\/span>aprobaci\u00f3n<\/span> reciben<\/span> notificaciones<\/span> autom\u00e1ticas<\/span> para <\/span>revisar<\/span> y <\/span>aprobar<\/span> o <\/span>rechazar<\/span> las solicitudes. En <\/span>este<\/span> paso a paso, <\/span>aprender\u00e1s<\/span> c\u00f3mo<\/span> crear<\/span> un <\/span>flujo<\/span> de <\/span>automatizaci\u00f3n<\/span> que <\/span>permitir\u00e1<\/span> a <\/span>tu<\/span> empresa<\/span> gestionar<\/span> de <\/span>manera<\/span> m\u00e1s<\/span> eficiente<\/span> este<\/span> proceso<\/span> clave. Para realizar este flujo necesitar\u00e1s los siguientes recursos:<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Formulario Solicitud de Permisos:<\/span><\/strong> Este debe tener las siguientes preguntas; Nombre Completo del empleado o colaborador, N\u00famero de Documento, Nombre del Jefe Inmediato, Correo del Jefe Inmediato, debe tener una pregunta en donde indique que tipo de tramite solicita el colaborador: (tr\u00e1mite personal, cita m\u00e9dica), fecha de inicio del permiso, fecha de finalizaci\u00f3n del permiso, hora de inicio del permiso, hora de finalizaci\u00f3n del permiso. <\/span><\/p>\n

Excel aprobaci\u00f3n de permisos:<\/span> <\/strong>El documento de Excel es el resultado de las respuestas del Forms que les env\u00edas a los colaboradores o trabajadores una vez necesiten pedir un permiso.\u00a0<\/span><\/p>\n

Teniendo esos dos recursos listos, podemos iniciar.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Paso #1<\/span><\/span><\/strong><\/span><\/h3>\n

El flujo de Aprobaci\u00f3n de Permisos se cre\u00f3 con el fin de automatizar y facilitar tanto la solicitud como la aprobaci\u00f3n de permisos y vacaciones. Este conecta Forms<\/a>, Excel, Approvals<\/a> y Outlook. \u00a1Queremos hacerte la vida m\u00e1s f\u00e1cil! Si no tienes conocimiento de las herramientas que te mencion\u00e9 anteriormente, te recomiendo que visites los enlaces que est\u00e1n adjuntos a las herramientas mencionadas.<\/span><\/p>\n

Inicialmente se debe acceder a Power Automate, <\/b>hacer clic en \u201cCreate\u201d <\/i>y posteriormente en\u00a0<\/span><\/p>\n

\u201cAutomated cloud Flow\u201d<\/i>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Posteriormente se debe a\u00f1adir un nombre al flujo y seleccionar el desencadenante<\/a> (Un desencadenador es un\u00a0<\/span><\/span>evento que inicia un flujo de nube<\/span><\/span>. Por ejemplo, desea recibir una notificaci\u00f3n en Microsoft <\/span>Teams<\/span> cuando alguien le env\u00ede un correo electr\u00f3nico) <\/span><\/span><\/em>del flujo, que en este caso ser\u00e1 <\/span><\/span>\u201c<\/span>When<\/span> a new response <\/span>is<\/span> submitted<\/span>\u201d.\u00a0<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/span><\/p>\n

Paso #2<\/span><\/span><\/strong><\/span><\/h3>\n

A continuaci\u00f3n, se detallar\u00e1 el flujo y sus conexiones:\u00a0<\/span><\/p>\n

El flujo inicia con un desencadenante desde Forms, en esta se seleccion\u00f3 de las opciones que se cargan autom\u00e1ticamente el \u201cForm Id\u201d correspondiente al formulario de Solicitud de Permisos, <\/i><\/b>r<\/span><\/span>ecurso que ya <\/span>ten\u00edamos<\/span> previamente creado y <\/span>almacenado<\/span> en nuestra cuenta<\/span><\/span>.<\/span><\/p>\n

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\u00a0 Paso #3<\/strong><\/span><\/span><\/h3>\n

Para continuar con la construcci\u00f3n del flujo, se debe a\u00f1adir una nueva acci\u00f3n haciendo click en el icono + <\/b>esta acci\u00f3n se debe realizar cada vez que se va a a\u00f1adir una nueva acci\u00f3n.\u00a0<\/span><\/p>\n

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En la barra de b\u00fasqueda se debe digitar la aplicaci\u00f3n a la que pertenece la nueva acci\u00f3n, para este paso ser\u00e1 <\/span>Forms<\/span>, se debe seleccionar la opci\u00f3n que corresponda.<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

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\"\"<\/span><\/p>\n

Paso #4 <\/span><\/span><\/strong><\/span><\/h3>\n

La siguiente acci\u00f3n que se a\u00f1ade al flujo es la de Obtener detalles de la respuesta o \u201c<\/span>Get<\/span> response <\/span>details<\/span>\u201d, en esta tambi\u00e9n se debe seleccionar el \u201c<\/span>Form<\/span> Id\u201d correspondiente al <\/span><\/span>formulario de Solicitud de Permisos <\/span><\/span>(es este paso tambi\u00e9n aparecer\u00e1n todos los formularios que el usuario ha creado); posteriormente se selecciona \u201cResponse Id\u201d del contenido din\u00e1mico<\/a>.\u00a0<\/span><\/span>Lo anterior permite que se obtengan los detalles de las respu<\/span><\/span><\/span>estas a todas las preguntas <\/span><\/span><\/span>del formulario.<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

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\"\"<\/span><\/p>\n

La tercera acci\u00f3n del <\/span>flujo<\/span> es <\/span><\/span>otro \u00ab<\/span>compose\u00bb<\/span> que se llamar\u00e1 \u201c<\/span>Permiso<\/span>s<\/span>Id<\/span>\u201d, este genera un id <\/span>\u00fanico<\/span> para cada solicitud. La informaci\u00f3n se va a a\u00f1adir a una tabla de <\/span>Excel<\/span> y sirve para poder filtrar la informaci\u00f3n y que<\/span> se puedan usar los datos del permiso en otras acciones, A continuaci\u00f3n, se <\/span>conecta con Microsoft Excel, a\u00f1adiendo una fila a una tabla<\/span>, <\/span>buscar la acci<\/span>\u00f3n <\/span>Add<\/span> a <\/span>row<\/span> into<\/span> a table<\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

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Paso #5<\/span> <\/span><\/span><\/strong><\/h3>\n

La tercera acci\u00f3n del flujo conecta con Microsoft Excel, lo que buscaremos ser\u00e1 a\u00f1adir una fila a una tabla, para esto se debe buscar la acci\u00f3n Add a Row into a Table.\u00a0<\/span><\/p>\n

En la primera secci\u00f3n que Power Automate nos arroja al seleccionar la acci\u00f3n Add Row into a Table, debemos seleccionar la ubicaci\u00f3n, y el nombre de la tabla donde se encuentra la informaci\u00f3n registrada del archivo de Excel previamente creado:\u00a0<\/span><\/p>\n

Tambi\u00e9n se debe completar los par\u00e1metros (Nombre, Nombre Jefe Inmediato, correo Jefe Inmediato, Tipo de permiso, Fecha de inicio de permiso, Fecha fin de permiso, Hora del permiso, con la informaci\u00f3n del contenido din\u00e1mico que arroja Power Automate, estos datos son datos que se extraen del formulario. La \u00fanica opci\u00f3n que no tendr\u00e1 contenido din\u00e1mico ser\u00e1 Estatus<\/i><\/b>, el cu\u00e1l inicialmente estar\u00e1 como pendiente<\/i><\/b> y que al finalizar el flujo se debe actualizar autom\u00e1ticamente con el resultado de la aprobaci\u00f3n.\u00a0<\/span><\/p>\n

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\"\"Paso #6<\/span><\/span><\/strong><\/h3>\n

El siguiente paso conecta el fujo con Approvals, para conectarlo se debe buscar la acci\u00f3n Star and wait for an approval.\u00a0<\/span><\/p>\n

Inicialmente se debe seleccionar para este flujo, en el tipo de aprobaci\u00f3n \u201cCustom Responses \u2013 wait for all responses<\/b>\u201d esta opci\u00f3n nos permite personalizar las opciones de aprobaci\u00f3n y esperar a que todos los usuarios involucrados respondan la solicitud para que se obtenga el resultado final.\u00a0<\/span><\/p>\n

En el campo de opciones de respuesta, Se a\u00f1adieron dos opciones: ‘APROBADA’ y ‘NO APROBADA.<\/span><\/p>\n

La informaci\u00f3n que nos solicita completar Power Automate a continuaci\u00f3n, es el t\u00edtulo de la aprobaci\u00f3n; este lo puedes ajustar, seg\u00fan los campos din\u00e1micos que quieras incluir en este, el segundo campo es: asignado a, ac\u00e1 puedes incluir el campo din\u00e1mico del correo del jefe inmediato y adicional, estar\u00e1 el correo de recursos humanos, que implica la doble aprobaci\u00f3n, por parte del equipo. En los detalles de la solicitud y de los par\u00e1metros avanzados se complet\u00f3 la informaci\u00f3n del solicitante.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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Paso #7<\/span><\/span><\/strong><\/h3>\n

La \u00faltima acci\u00f3n del flujo parte de una condici\u00f3n \u201cAND\u201d (buscar la acci\u00f3n <\/span>Condition<\/span>), que va a estar ligada al resultado de la solicitud, es decir se debe seleccionar del contenido din\u00e1mico el <\/span><\/span>Outcome<\/span> <\/span>de la <\/span>aprobaci\u00f3<\/span>. Esta a su vez debe ser igual a \u201cAPROBADA, APROBADA\u201d (de ambas respuestas depende o no la aprobaci\u00f3n de la solicitud).<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

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\"\"<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

En caso de que ambas respuestas sean \u201cAPROBADA\u201d la condici\u00f3n se tomar\u00e1 como verdadera y se realizaran las siguientes acciones:\u00a0<\/span><\/p>\n

    \n
  • Actualizar una fila en la tabla de Excel. En este paso, se actualiza el estatus con el resultado de la aprobaci\u00f3n, que previamente estaba pendiente. <\/span><\/li>\n<\/ul>\n
      \n
    • Enviar email, en este paso se personaliz\u00f3 el correo que se debe enviar en caso de que la solicitud sea aprobada.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

      \"\"<\/span><\/span><\/strong><\/h3>\n

      Paso #8 <\/span><\/span><\/strong><\/h3>\n

      En caso de que las respuestas sean \u201cAPROBADO, NO APROBADO\u201d o \u201cNO APROBADO, NO APROBADO\u201d, a condici\u00f3n se tomar\u00e1 como falsa y se realizaran las siguientes acciones:\u00a0<\/span><\/p>\n

        \n
      • Actualizar una fila en la tabla de Excel. En este paso, se actualiza el estatus con el resultado de la aprobaci\u00f3n, que anteriormente estaba pendiente<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
          \n
        • Enviar email, en este paso se personaliz\u00f3 el correo que se debe enviar en caso de que la solicitud sea no aprobada.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

          \"\"<\/span><\/p>\n

           <\/p>\n

          As\u00ed, el flujo de automatizaci\u00f3n de Aprobaci\u00f3n de Permisos y Vacaciones termina cuando el colaborador recibe la respuesta de su solicitud por correo electr\u00f3nico.\u00a0<\/span><\/p>\n

          De este modo, el flujo de automatizaci\u00f3n de solicitud de permisos<\/b> termina cuando el colaborador recibe la respuesta por correo. Si seguiste todas las instrucciones, \u00a1ya sabes c\u00f3mo hacerlo! Espero que este blog te haya sido de ayuda y puedas implementar este flujo en tu empresa. Si tienes alguna duda, no dudes en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarte.\u00a0<\/span><\/p>\n

          No olvides recomendarnos y estar al tanto de nuestras actualizaciones para m\u00e1s contenido similar.\u00a0<\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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