Ingeniería de Software para Principiantes: Automatización Sencilla para Empresas

En la era digital, la ingeniería de software es clave para optimizar procesos empresariales mediante la automatización de tareas repetitivas y la integración de sistemas. Una de las aplicaciones más relevantes de la ingeniería de software en la gestión empresarial es la automatización de la programación de eventos y recordatorios en plataformas como Outlook, evitando la carga manual y reduciendo errores operativos. 

La gestión de eventos dentro de una organización puede volverse tediosa cuando se realiza de manera manual, afectando la productividad y la eficiencia. Sin embargo, gracias a los avances en la ingeniería de software, es posible diseñar flujos de trabajo automatizados que faciliten la creación masiva de recordatorios en Outlook a partir de un archivo de Excel. Esto no solo permite ahorrar tiempo, sino que también garantiza una sincronización precisa de los eventos y notificaciones oportunas para los asistentes. 

Este documento detalla el desarrollo de un flujo automatizado en Power Automate, basado en principios de ingeniería de software, que permite conectar Excel y Outlook de manera eficiente. A través de este flujo, los datos introducidos en un archivo de Excel se convierten automáticamente en eventos programados en Outlook, eliminando la necesidad de introducir información manualmente y minimizando errores humanos. 

Además, la implementación de soluciones basadas en ingeniería de software garantiza una mayor escalabilidad, seguridad y adaptabilidad en los procesos internos de la empresa. La automatización de este tipo de flujos permite que los equipos de trabajo se enfoquen en tareas estratégicas en lugar de perder tiempo en la gestión manual de eventos, lo que se traduce en una mayor productividad y eficiencia operativa. 

En este documento, exploraremos cómo la ingeniería de software facilita la creación de un flujo automatizado, proporcionando una guía paso a paso para su implementación en Power Automate. Se detallarán las configuraciones necesarias, las herramientas involucradas y las mejores prácticas para garantizar que el flujo funcione de manera óptima y sin errores. 

Gracias a la aplicación de la ingeniería de software, las empresas pueden optimizar sus procesos de gestión de eventos, reducir la carga de trabajo manual y mejorar la experiencia de los empleados al garantizar que todas las reuniones y actividades importantes estén correctamente programadas en sus calendarios. Con este flujo automatizado, la empresa puede aprovechar al máximo las ventajas de la tecnología y mejorar significativamente su operatividad. 

Power Automate, es una plataforma que permite la automatización de tareas repetitivas a través de la creación de flujos, que son una secuencia de pasos en los que se pueden conectar diferentes aplicaciones y servicios entre sí, con el fin de que se realicen ciertas acciones específicas automatizadas. 

Crear recordatorios de forma masiva en el calendario a partir de un Excel

El flujo Crear recordatorios de forma masiva en el calendario a partir de un Excel se diseñó con el fin de automatizar y simplificar el proceso de programación de eventos, este se conecta a Excel y Outlook, permitiendo que de los datos insertados al archivo Excel genere (Por medio de un botón) todos los eventos al mismo tiempo en el calendario, incluyendo los detalles necesarios y los asistentes correspondientes. 

Es fundamental crear previamente la tabla de Excel, ya que el flujo parte de los valores agregados en esta tabla, también por varias razones clave relacionadas con la conectividad, la estructura y la configuración del flujo; para este flujo en particular se creó la tabla de Excel con las siguientes columnas:  

• ID 

• Evento 

• Cliente 

• Ciudad 

• NIT 

• Descripción 

• Fecha 

• Hora inicio 

• Hora Fin 

• Asistente1 

• Asistente2 

• Asistente3 

• Asistente4 

• Asistente5 

Es crucial que el Excel creado esté en formato de tabla como se muestra a continuación (img1) ya que esto permite que el flujo sea más flexible y dinámico. 

img.1 

 

Inicialmente debemos acceder a Power Automate, hacemos click en la opción “Create” y posteriormente en “Instant cloud flow” ya que este tipo de flujo se activa manualmente mediante un botón. (img.2) 

img.2 

 

 

Posteriormente debemos asignarle un nombre al flujo y (este nombre debe ser conciso para identificar el flujo fácilmente) seleccionar desencadenador “Manually trigger a flow”. (img.3) 

 

img.3 

 

A continuación, se detallará el flujo y sus conexiones: 

 

una vez nos encontramos en la interfaz de creación del flujo, continuamos añadiendo una nueva acción desde el ícono “+”. Cómo los datos parten de un archivo Excel, entonces eso será lo que pondremos en el buscador y posterior a eso, daremos click a la opción “See more” para desplegar todas las acciones que tenemos disponibles en esta conexión de Microsoft Excel. (img.4) 

img.4 

 

Seleccionaremos la acción “List rows present in a table” esta acción se utiliza para recuperar filas de una tabla en un sitio de Excel lo que nos permitirá obtener datos específicos para utilizarlos en otras acciones del flujo. (img.5) 

img.5 

 

Una vez seleccionemos la acción podremos agregar los datos correspondientes como la ubicación del archivo, tipo de documento, archivo y tabla. También pulsaremos en la opción “Show all” para agregar el parámetro “DateTime Format” que se utiliza para definir el formato de fecha y hora que se aplica a los valores que se ingresan o se leen de las celdas de Excel. (img.6) 

img.6 

 

Continuamos agregando una nueva acción a nuestro flujo. Pulsamos el ícono “+” y en la barra de busqueda escribimos la acción “Apply to each”  que nos permite iterar sobre cada fila de nuestra lista de Excel, en los parámetros agregaremos con contenido dinámico “body/value” cómo se muestra a continuación. (img.7) 

img.7 

 

La siguiente acción que se añade al flujo dentro del “Apply to each” es un Compose, el cual renombraremos “Compose Fecha inicio” con el fin de identificar su función dentro del flujo.  

Aquí agregaremos esta expresión la cual va a concatenar la fecha con la hora de inicio de nuestra tabla de Excel (img.8): 

concat(formatDateTime(items(‘Apply_to_each’)?[‘Fecha’], ‘yyyy-MM-dd’), ‘T’, formatDateTime(items(‘Apply_to_each’)?[‘Hora Inicio’], ‘HH:mm:ss’), ‘-05:00’)   

 

img.8 

 

 

No olvidemos pulsar “Update” para agregar o actualizar la expresión, también es importante prestar atención a cada carácter que en esta se presenta ya que, si llegase a faltar tan solo una coma, invalida dicha expresión. 

Continuamos con nuestra siguiente acción en el flujo la cual se trata de otro Compose muy similar al anterior, solo que en este se van a concatenar la fecha con la hora fin de nuestra tabla de Excel. (img.9) 

Agregamos la siguiente expresión que es similar a la anterior, si observamos con detalle podremos notar que el único cambio fue reemplazar [‘Hora inicio’] con [‘Hora Fin’]: 

concat(formatDateTime(items(‘Apply_to_each’)?[‘Fecha’], ‘yyyy-MM-dd’), ‘T’, formatDateTime(items(‘Apply_to_each’)?[‘Hora Fin’], ‘HH:mm:ss’), ‘-05:00’) 

img.9 

 

Continuamos agregando la última acción de nuestro flujo, una vez más damos click al botón “+” y buscamos la acción “Create event (4)” (img.10) 

En el parámetro “Calendar Id” Seleccionaremos el calendario que dispondremos para la creación de los eventos, en este caso será Calendar  

Continuando con el parámetro “Subject” agregaremos texto y contenido dinámico que es lo que se mostrará como título en el evento creado en el calendario. 

 

img.10 

 

 

En el parámetro “Start Time” agregamos con contenido dinámico el Output del Compose “Compose Fecha inicio” (img.11) 

img.11 

 Y en el parámetro “End Time” Agregamos el Output del Compose “Compose” como se muestra en la siguiente imagen. (Img.12) 

 

img.12 

 

También especificaremos el parámetro “Time Zone” para que la fecha y hora se ajusten correctamente a tu ubicación, en este caso será Bogotá. (Img.13) 

img.13 

 

Agregamos los asistentes requeridos al evento en el parámetro “Required Attendees”, estos son los asistentes que tenemos en nuestra tabla de Excel por lo tanto los agregaremos con el contenido dinámico de “List rows present in a table”.  

Debemos asegurarnos de que cada contenido dinámico agregado en este parámetro este separado con punto y coma (;) ya que esta es la forma correcta de concatenar el contenido dinámico, y que no se presenten problemas en el flujo. (img.14) 

img.14 

 

Por último, daremos estructura al body con texto y contenido dinámico como ya lo vimos anteriormente. De nuevo, el contenido dinámico lo tomaremos de “List rows present in a table” (img.15) 

img.15 

Con los pasos ejecutados tendrás la estructura del flujo de la siguiente manera: (img.16) 

img.16 

 

Guarda, realiza un test agregando valores a la tabla de Excel, ejecuta el flujo y garantiza la creación de los eventos de manera correcta en el calendario para asegurar el funcionamiento correcto. 

La Importancia de la Ingeniería de Software en la Automatización Empresarial 

La ingeniería de software se ha convertido en un pilar fundamental para la automatización de procesos dentro de las empresas. Implementar soluciones tecnológicas que optimicen la gestión de eventos y tareas repetitivas permite reducir errores humanos, ahorrar tiempo y mejorar la productividad. La automatización de la creación de recordatorios en Outlook a partir de un archivo de Excel es solo un ejemplo de cómo la ingeniería de software facilita la eficiencia operativa, asegurando que cada detalle organizativo esté sincronizado y accesible para todos los involucrados. 

Las empresas que adoptan estrategias de ingeniería de software para la automatización no solo optimizan sus procesos internos, sino que también fortalecen su capacidad de adaptación a un entorno digital en constante evolución. La integración de herramientas como Power Automate permite mejorar la gestión de eventos, asegurando que la información fluya de manera precisa y sin interrupciones. 

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