Flujo Automatizado para Gestionar Solicitudes: Crea Eventos en el Calendario sin Esfuerzo en 5 pasos
Este artículo presenta un flujo automatizado para añadir eventos en el calendario de manera eficiente. El flujo está diseñado para registrar automáticamente eventos en el calendario en función de la aprobación de solicitudes, ya sean permisos de ausencia, capacitaciones u otros eventos. De este modo, cada vez que se aprueba una solicitud, el sistema creará un evento en el calendario con la información relevante
¿Cómo Funciona el Flujo?
Este flujo en Power Automate funciona con una serie de pasos configurados que procesan la información de la solicitud de permiso, verifican su estado de aprobación y finalmente crean el evento en el calendario del equipo. Este proceso automatizado reduce la carga de trabajo manual y asegura que la agenda del equipo esté siempre actualizada. Además, este flujo puede ser modificado para otros tipos de eventos, haciendo de esta una herramienta versátil para la gestión de recursos y tiempos en la organización.
Flujo añadir eventos al calendario
Pre requisitos para el flujo:
- Formulario de Solicitud de requerimientos, puede ser: formulario de solicitud de permisos, formulario de solicitud de Vacaciones, formulario de solicitud de horas extras, etc.
- Archivo de excel con la información del inicio y el final de la solicitud
- Archivo calendario creado previamente
Tabla de contenidos
Paso 1: Inicialización de Variables de Tiempo
Función: Este primer paso crea dos variables, llamadas Start Time y End Time, que almacenarán la hora de inicio y fin del permiso o solicitud.
Implementación técnica:En el flujo, las primeras acciones que están relacionadas al calendario serían las siguientes:
Las acciones End time y Start Time son 2 variables que se inicializan para poder almacenar la hora en que inicia el permiso y la hora en que finaliza este.
Ambas variables, son de tipo string y no tienen ningún dato, ya que apenas se están inicializando.
Paso 2: Configuración de la Condición de Aprobación
Función: Aquí se establece una condición que verifica si la solicitud ha sido aprobada. Si es así, se asignan los valores de inicio y fin del evento a las variables que se inicializaron.
Implementación técnica:La siguiente parte del flujo en donde hay acciones relacionadas a la creación de los eventos, está en la condición que esta después de la acción donde se aprueban los permisos.
En esta condición, se usan dos acciones de tipo Append to string variable, las cuales tienen el nombre de Append Start Time y Append EndTime. Estas acciones toman la información que esta en el archivo de Excel donde se encuentre la hora en que inicia el permiso y la hora en que este finaliza, estas acciones también añaden esa información a las variables End time y Start Time que se inicializaron al inicio del flujo.
Paso 3: Aplicación del Formato a Fechas y Horarios
Función: En este paso, se asegura que tanto la fecha como la hora estén en un formato que el calendario pueda reconocer y mostrar correctamente.
Implementación técnica: Despues de estas acciones, hay un apply to each en donde se comienza a dar formato a la fecha y hora de los permisos, con el fin de que la fecha y hora tengan el formato correcto que permite el calendario.
El apply to each toma el output de la acción List rows present in a table, esa acción lo que hace es buscar en la tabla de excel, la información que se agregó del formulario de excel, para que esta pueda ser manipulada en el apply to each.
Paso 4: Formato Específico de Inicio y Fin del Evento
Función: Aquí se formatean las horas de inicio y fin específicamente, y se concatenan fecha y hora para reflejar la duración exacta del permiso o solicitud.
Implementación técnica: La primera acción que esta dentro del apply to each, es la acción llamada Parse start of permissión, la cual es un compose que se encarga de darle formato a la hora del inicio del permiso. En la expresion se usa la variable Starttime que se inicializo al principio del flujo.
La siguiente acción ,es un compose llamado Parse end of permission, el cual le da formato a la hora en la cual finaliza el permiso.
La siguiente acción, es un compose que le da formato a la fecha del inicio del permiso.
En la expressión, se le esta dando a la fecha un formato que pueda aceptar el calendario, la expresión también toma el output de la acción Parse Start of permision, para concatenar tanto la hora como la fecha de inicio del permiso.
La siguiente acción se encarga de darle formato a la fecha en que finaliza el permiso, en esta acción se añade el output de la acción parse end of permission. Donde se concatena la hora y fecha en la que finaliza el permiso.
Paso 5: Creación del Evento en el Calendario
Función: Finalmente, el flujo crea el evento en el calendario, agregando la fecha de inicio y fin, el nombre de la persona que solicitó el permiso y el tipo de evento (por ejemplo, “Permiso” o “Capacitación”).
Implementación técnica: Por ultimo es la acción Create event, la cual se encarga de añadir la duración de cada permiso en el calendario.
En esta acción, en el campo calendar id, se debe escoger el calendario donde se crearan los eventos.
En el campo subject, se debe poner el tipo de evento y el nombre de la persona que tiene el permiso:
En el campo Start time debe poner el valor del output de la acción permission start date:
Y en el campo End Time debe tener el output de la acción End date of permission:
De esta forma el flujo termina en el momento en que se crea un evento en el calendario.
Este flujo automatizado ayuda a que cada solicitud aprobada aparezca en el calendario sin intervención manual, proporcionando una visión clara y precisa de la disponibilidad del equipo. Desde la inicialización de variables hasta la creación del evento, cada paso está diseñado para facilitar la implementación y reducir el margen de error en la agenda del equipo.
¿Listo para implementarlo? Si tienes alguna duda sobre cómo ajustarlo a tus necesidades, no dudes en contactarnos. Con gusto te ayudaremos a aplicar este flujo a otros procesos de tu equipo.
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