¿Por qué automatizar los correos de recordatorio? 

En el día a día de Recursos Humanos, los flujos de aprobación pueden retrasarse por simples olvidos o falta de seguimiento. Aquí es donde entra en juego la automatización. 
Con este flujo, llamado “Enviar correos de recordatorio al jefe inmediato cuando no ha dado respuesta a una solicitud”, se garantiza que ninguna aprobación quede en pausa, optimizando tiempos y fortaleciendo la comunicación interna. 

El objetivo de este flujo es automatizar el envío de correos de recordatorio al jefe inmediato cuando no ha dado respuesta a una solicitud de permisos. 
De esta manera, las solicitudes se aprueban a tiempo y se evitan retrasos en la gestión. 

Esto aplica para los encargados de aprobar solicitudes de permisos, especialmente dentro del equipo de Recursos Humanos o personas designadas para esta función. 

Conectando las herramientas: Forms, Approvals y Outlook 

Este flujo fue creado en Power Automate, una plataforma que permite conectar aplicaciones y servicios para ejecutar tareas de manera automática. 
En este caso, el flujo se integra con: 

• Forms, para recibir las solicitudes de permisos. 
• Approvals, para gestionar las aprobaciones. 
• Outlook, para enviar los correos de recordatorio automáticamente. 

¿Cómo se construye el flujo paso a paso?

1) Acceso y creación del flujo 

• Abre Power Automate. 
• Haz clic en Create y luego selecciona Automated cloud flow. 
• En la Imagen 1 se debe mostrar la interfaz con el botón Create y la opción Automated cloud flow destacada. 

Img.1

2) Nombrar el flujo y elegir el desencadenante  

• Añade un nombre descriptivo al flujo. 
• Selecciona el trigger When a new response is submitted (Forms). 
• (Imagen 2) debe mostrar la ventana donde pones el nombre y eliges ese desencadenante. 

Img.2

3) Seleccionar el Form Id  

• En la configuración del trigger, abre el dropdown Form Id y selecciona el formulario Solicitud de Permisos 1 (o el que corresponda). 
• (Imagen 3) mostrará la lista de formularios disponibles y la selección del Form Id correcto. 

Img.3

4) Añadir nueva acción (+)   

• Cada vez que agregues una acción, haz clic en el icono + (Add an action). 
• (Imagen 4) debe mostrar el momento justo después de pulsar +, listo para buscar la acción siguiente. 

Img.4 

5) Buscar la acción en la barra  

• En la barra de búsqueda escribe Forms y selecciona la acción correspondiente. 
• (Imagen 5) muestra la barra de búsqueda y las opciones de Forms que aparecen. 

Img.5

6) Obtener detalles de la respuesta — Get response details   

• Agrega la acción Get response details. 
• En Form Id, elige nuevamente el formulario de Solicitud de Permisos. 
• Usa Response Id (contenido dinámico) para enlazar la respuesta actual. 
• (Imagen 6) debe mostrar la acción configurada con Form Id y Response Id. 

Img.6

7) Inicializar variable de estado (Boolean)  

Añade la acción Initialize variable. 

• Nombre: estadoRespuesta (o similar). 
• Tipo: Boolean. 
• Valor inicial: false. 

(Imagen 7) mostrará la configuración de la variable en el flujo. 

Img.7

8) Guardar fecha de inicio del permiso (Compose) 

• Agrega una acción Compose para la fecha de inicio. 
• Usa la expresión: 

formatDateTime(outputs('Get_response_details')?['body/rb5d86af2b03b4a4187d072f87a4f4d3b'], 'dd/MM/yyyy') 

(asegúrate que el identificador rb5d86… corresponde al campo fecha inicio de tu formulario; en tu entorno puede variar) 

• (Imagen 8) mostrará la acción Compose con la expresión pegada. 

Img.8

9) Guardar fecha de envío del formulario (Compose)  

• Agrega otro Compose y usa la siguiente fórmula: 

formatDateTime(outputs('Get_response_details')?['body/submitDate'], 'dd/MM/yyyy') 

• (Imagen 9) debe mostrar este Compose con la expresión para la fecha de envío. 

Img.9 

10) Crear la aprobación — Create an approval  

• Añade la acción Create an approval. 
• Tipo: Custom Responses – wait for all responses. 
• Respuestas personalizadas: APROBADA, NO APROBADA. 
• Título: usa un título claro (ej. “Solicitud de permiso – [Nombre]”). 
• Asignado a: correo del área de Recursos Humanos (o variable). 
• Detalles: incluye contenido dinámico del formulario (motivo, fechas, solicitante). 
• (Imagen 10) ilustrará la configuración del approval con los campos completados. 

Img.10

11) Ramificación paralela: Wait for an approval + Set variable + Condition  

• A partir del approval, crea ramas paralelas (parallel branches) para manejar la espera y los recordatorios simultáneos. (Imagen 11) mostrará la vista de ramas. 

Img.11

11.1) Wait for an approval ligado al id del approval 

• Añade Wait for an approval y conecta el Approval Id usando contenido dinámico del paso Create an approval. 
• (Imagen 12) mostrará la acción con el enlace al id. 

Img.12

11.1.1) Cambiar variable a true cuando hay respuesta — Set variable  

• En la rama del Wait, añade Set variable para cambiar estadoRespuesta a true cuando se reciba respuesta. 
• (Imagen 13) mostrará la acción Set variable con el valor true. 

Img.13 

11.1.2) Condición para verificar si la respuesta es APROBADA — Condition  

• Añade una Condition que compruebe si el resultado del approval es APROBADA. 
• Si true → continúa con el proceso de aprobación (ej. actualizar registros, enviar correo de confirmación al solicitante). 
• Si false → manejar la negación según la política. 
• (Imagen 14) mostrará la condición con la ruta true activada. 

Img.14 

12) Configuración de los 3 tipos de Do until (recordatorios) 

• En paralelo al Wait, crea tres ramas Do until que gestionan los distintos Correos de recordatorio. (Imagen 11 sirve para ver las 3 ramas paralelas). 

12.1) Recordatorio cada 3 días 

• Do until: condición → estadoRespuesta is equal to true. 
• Cambia el Timeout a PT720H (720 horas = 30 días). (Imagen 15 muestra el ajuste del Timeout). 

Img.15 

• Dentro del Do until: agrega una Condition para comprobar que estadoRespuesta siga siendo false.  

Img.16 

• Si sigue false: incluye un Delay de 3 days.  

Img.17 

• Tras el Delay, añade Send an email (V2) que envíe el correo al jefe directo (usar el campo correo del jefe en contenido dinámico). El cuerpo debe ser claro y contener link a la solicitud. (Imagen 18 mostrará el email configurado). 
• Repite hasta que estadoRespuesta sea true o hasta agotar Timeout. 

 

Img.18

12.2) Recordatorio 1 día antes del inicio del permiso

• Crea otro Do until con la misma lógica (condición sobre estadoRespuesta, Timeout PT720H).  

Img.19 

• Dentro, usa una Condition que compare el compose de fecha inicio con la fecha de hoy: 

formatDateTime(utcNow(),'dd/MM/yyyy') 

(Imagen 20 mostrará la condición usando esa comparación). 

Img.20 

• Si la condición indica que hoy es la fecha objetivo, realiza un Delay de 1 día (Imagen 21) y luego un Send an email (V2) similar al anterior, indicando el recordatorio “1 día para el inicio del permiso”. 

Img.21 

12.3) Recordatorio diario después del día del permiso

• Tercer Do until con la misma condición de terminación por estadoRespuesta.  

Img.22 

• Añade una Condition que compare el compose de fecha inicio con formatDateTime(addDays(utcNow(), 1), ‘dd/MM/yyyy’) para detectar si hoy es el día después del inicio.  

Img.23 

• Si se cumple, envía un Send an email (V2) al jefe. 

Img.24 

• Finalmente, agrega un Delay exterior de 2 días para controlar el ritmo de envíos. 
• Este patrón logrará envíos diarios posteriores según sea necesario. 

Img.25 

13) Notificación al solicitante si pasan 30 días sin respuesta  

• Agrega otra rama Do until para el correo al solicitante.  

Img.26 

• Dentro, crea una condición que compare: 

formatDateTime(addDays(outputs('Get_response_details')?['body/submitDate'], 29), 'dd/MM/yyyy')

Si esto es true (es decir, si han pasado 29 días desde el envío), se activa la ruta.  

Img.27 

• Añade un Delay de 20 horas (Imagen 28) — como espera antes del envío final. 

Img.28 

• Luego un Send an email (V2) al correo del solicitante informando que no hubo respuesta y sugiriendo reenviar la solicitud si aún es necesaria. (Imagen 29 mostrará el correo final). 

Img.29 

14) Diagramación final del flujo  

• Y así queda el diagrama completo del flujo, donde se visualicen: trigger → Get response details → variable → approval → Wait → Set variable → Condition → los 3 Do until → notificación al solicitante. 
• La imagen 30 debe permitir al lector entender dónde van los Correos de recordatorio y cómo se interconectan las ramas. 

Img.30

Buenas prácticas y notas finales

• Probar el flujo con solicitudes de prueba antes de dejarlo en producción. 
• Verificar que los identificadores de campos en las expresiones corresponden a los de tu formulario (pueden variar). 
• Personalizar el contenido de los correos con dynamic content para que sean claros y accionables. 
• Registrar logs o notificaciones internas para auditoría. 

Beneficios de este flujo

• Elimina retrasos innecesarios. 
• Mantiene informados tanto al solicitante como al aprobador. 
• Aumenta la eficiencia de Recursos Humanos. 
• Mejora la trazabilidad y cumplimiento de procesos internos. 

Finalmente con esta automatización del envío de Correos de recordatorio se convierte en un aliado estratégico para garantizar la eficiencia y la responsabilidad dentro de la organización. 
En Pevaar, transformamos estos procesos en soluciones inteligentes que ahorran tiempo y esfuerzo a tu equipo. ¿Te gustaría aprender más acerca de los flujos de automatización? Visita nuestra página web donde encontraras más artículos que te ayudarán a gestionar múltiples tareas en tu empresa. Consúltalos aquí.